Mục lục:
Quyết định quan trọng nhất khi lập kế hoạch đoàn tụ gia đình là gì? "Đặt một ngày để các thành viên trong gia đình có thể đặt nó vào lịch của họ trước khi lên kế hoạch cho kỳ nghỉ", Tom Ninkovich, tác giả của Cẩm nang đoàn tụ gia đình (Nghiên cứu Reunion, 1998) nói. Và, hãy nhớ rằng, khía cạnh quan trọng của việc chọn một ngày đoàn tụ là bám sát quyết định cuối cùng của bạn. Thay đổi ngày sẽ chỉ tạo ra sự tàn phá cho người khác. Những điều cần xem xét khi chọn một ngày: Lên kế hoạch trước. Hầu hết các cuộc đoàn tụ cần được lên kế hoạch trước một đến hai năm. Lập kế hoạch trước cho phép bạn đặt trước nơi gặp gỡ lý tưởng. Lập kế hoạch trước cũng cho phép người tham dự dành thời gian nghỉ phép và tiết kiệm tiền họ có thể cần tham dự. Có được sự đồng thuận. Đừng chỉ chọn ngày phù hợp với bạn. Thăm dò ý kiến các thành viên trong gia đình để tránh xung đột thời gian. Nếu có thành viên gia đình nhất định phải tham dự (ví dụ: ông bà), hãy kiểm tra với họ trước. Sau đó chọn một ngày tốt nhất cho hầu hết mọi người. Có nhiều cách để chọn một ngày. Bạn có thể đưa ra 3-4 lựa chọn khác nhau và yêu cầu các thành viên gia đình gửi phiếu bầu của họ theo một thời hạn nhất định. Bạn có thể muốn đưa ra một số lời giải thích về lý do tại sao một số ngày nhất định có thể tốt hơn những ngày khác. Ví dụ, việc gửi thư ban đầu của bạn có thể nói: "Chú Bert sẽ tổ chức sinh nhật lần thứ 80 vào ngày 10 tháng Sáu. Thật tuyệt vời khi tỏ lòng kính trọng với người chú yêu thích của chúng tôi bằng cách tổ chức một buổi họp mặt gia đình vào cuối tuần đó?" Sau đó cung cấp hai hoặc ba ngày khác có thể như một bản sao lưu. Hãy để các thành viên gia đình biết rằng quy tắc đa số. Thật không may, ai đó sẽ luôn luôn có một cuộc xung đột. Một cách để giải quyết vấn đề này là đặt ngày tiềm năng cho hai lần đoàn tụ tiếp theo. Theo cách đó, những người không thể tham dự lần này sẽ hy vọng đến lần tiếp theo.
Ý tưởng cho ngày
Chọn một ngày. Dưới đây là một vài gợi ý:
- Cột mốc gia đình hoặc ngày đặc biệt: Những loại ngày này có thể bao gồm kỷ niệm bạc hoặc vàng, sinh nhật của ông bà hoặc người già, đám cưới hoặc lễ tốt nghiệp, sinh nhật của tổ tiên hoặc ngày nhập cư, một bữa tiệc hưu trí, ngày sinh hoặc một ngày lễ dân tộc hoặc tôn giáo .
- Thời gian của năm / mùa: "Hầu hết các cuộc đoàn tụ gia đình được tổ chức từ tháng 6 đến tháng 9 vì thời tiết tốt hơn, đi lại dễ dàng hơn, đi học và mùa hè là thời gian truyền thống cho các kỳ nghỉ", Ninkovich nói. Tuy nhiên, một số gia đình thích tận dụng các gói giá trị "ngoài mùa", bao gồm Tháng Tư-Tháng Năm, Tháng Mười-Tháng Mười và Tháng Mười Hai-Tháng Hai (trừ tại các khu nghỉ mát bãi biển nhiệt đới và khu vực trượt tuyết). Nhà ở và giá vé máy bay có xu hướng thấp hơn tại thời điểm này. Hạn chế là điều kiện du lịch có thể khắc nghiệt (nghĩ rằng tuyết) và trẻ em có xu hướng ở trường.
- Ngày lễ: Tại một số thành phố, các ngày lễ hợp pháp như Ngày Tưởng niệm, Thứ tư Tháng Bảy và Ngày Lao động được coi là mùa "nghỉ" vì khách du lịch thường đi nghỉ. Cuối tuần kỳ nghỉ dài thường là hoàn hảo cho các cuộc đoàn tụ tại các thành phố như Chicago, New York và Washington, DC Hãy nhớ rằng Lễ Tạ ơn hoặc cuối năm làm việc tốt cho các cuộc đoàn tụ nhỏ gần nhà. Nhưng những ngày lễ này thường không hoạt động tốt cho các gia đình lớn hoặc xa về địa lý, vì hầu hết mọi người có xu hướng tập trung nhiều hơn vào các gia đình hạt nhân của riêng họ vào thời điểm này trong năm.
Quyết định về thời gian đoàn tụ
Đoàn tụ có thể kéo dài bất cứ nơi nào từ một buổi chiều đến ba ngày trở lên. "Một quy tắc chung là những người càng đi xa, cuộc đoàn tụ càng kéo dài", Ninkovich nói. Ít người sẽ bay xuyên quốc gia để uống trà chiều. Đoàn tụ nhỏ trung bình một ngày. Các cuộc đoàn tụ lớn hơn kéo dài khoảng hai hoặc ba ngày. Bạn không muốn chúng tồn tại quá lâu, Ninkovich khuyên. "Cuộc hội ngộ tiếp theo của bạn sẽ có lợi nếu bạn để họ muốn nhiều hơn nữa."
Sau khi quyết định khi nào cuộc hội ngộ sẽ diễn ra, quyết định lớn tiếp theo là: Ở đâu? Các khả năng có thể dường như vô tận. Ví dụ bao gồm công viên giải trí, trại, nhà thờ, ký túc xá đại học, căn hộ, trung tâm hội nghị, tàu du lịch, di tích lịch sử, nhà, khách sạn, nhà thuyền, nhà nghỉ, bảo tồn thiên nhiên, công viên, trang trại hoặc trang trại, khu nghỉ dưỡng, và sở thú Nói chung, sự lựa chọn của bạn phụ thuộc vào quy mô của cuộc hội ngộ, thời gian trong năm, khả năng tiếp cận và loại cuộc hội ngộ mà bạn muốn có (ví dụ: một chuyến dã ngoại nhỏ, một chuyến du thuyền, một chuyến cắm trại mộc mạc, v.v.) lưu ý rằng không có trang web sẽ được hoàn hảo. Jennifer Crichton, tác giả của Family Reunion (Nhà xuất bản Workman, 1998) cho biết: "Nếu nó đẹp và rẻ tiền, nó nằm ở xa. Giá cả phải chăng và tiện lợi? Tính thẩm mỹ có rất nhiều điều mong muốn". "Đoàn tụ là về cuộc sống gia đình, và cuộc sống gia đình là về sự đánh đổi hơn là sự hoàn hảo." Tuy nhiên, có thể tìm thấy một trang web đáp ứng hầu hết các nhu cầu của bạn. Sau đây là những điều cần xem xét cho bốn loại đoàn tụ cơ bản.
Các câu hỏi bao gồm:
- Bạn có đủ không gian cho mọi người ngồi ăn thoải mái, có đủ chỗ cho trẻ em chạy nhảy không?
- Có bao nhiêu bàn ghế có thể vừa trong sân sau?
- Có đủ phòng trong nhà trong trường hợp thời tiết xấu?
- Có chỗ cho một cái lều không?
- Nhà, đường phố, hoặc hàng xóm của bạn có thể chứa chỗ đậu xe không?
- Bạn có sẵn sàng "để mọi thứ đi" để tổ chức một đám đông lớn trong nhà của bạn? Trẻ nhỏ có thể đang chạy qua nhà bạn (vì vậy hãy bỏ đi đồ dễ vỡ). Bãi cỏ của bạn có thể mất một nhịp. Bạn có thể đang thu thập ly giấy, đĩa và khăn ăn từ mọi kẽ hở của tài sản của bạn sau khi khách của bạn đã đi. Hãy tự hỏi mình, 'Tôi có thể xử lý mớ hỗn độn không?'
Nếu câu trả lời cho nhiều câu hỏi này là "không", bạn có thể muốn xem xét các công viên công cộng như một lựa chọn khác (xem Cuộc hội ngộ quê hương trên trang tiếp theo).
Loại sự kiện này rất có thể được tổ chức tại quê hương ban đầu của gia đình. Các câu hỏi để tự hỏi mình bao gồm:
- Nếu nhà của bạn không đủ rộng để tổ chức đám đông, có công viên công cộng hoặc bảo tồn thiên nhiên nào gần đó có thể chứa được gia tộc của bạn không?
- Công viên có nơi trú ẩn hoặc gian hàng để bảo vệ bạn khỏi nắng hay mưa không?
- Bạn có cần đặt trước? Nếu sau đó?
- Bạn có cần phải có giấy phép? Nếu vậy, hãy tìm hiểu các chi tiết như cách thức và thời điểm áp dụng và chi phí bao nhiêu.
- Là trang web có thể truy cập bằng xe hơi hoặc xe buýt? Có chỗ đậu xe không?
- Có phải xe lăn có thể truy cập (nếu cần thiết)?
- Nhà vệ sinh gần đến mức nào? (Bạn có thể cần thuê một nhà vệ sinh di động.)
- Có nước để uống và / hoặc rửa tại chỗ không?
- Những phương tiện nào có sẵn cho khách của bạn (ví dụ: bóng chày, tennis, sân chơi, bãi biển hoặc hồ, chèo thuyền, v.v.)?
- Được phép nướng?
- Có một pháp lệnh liên quan đến đồ uống có cồn?
- Có bao nhiêu bàn picnic / ghế dài có sẵn? Có một khu vực râm mát cho chăn dã ngoại?
- Điện có sẵn không, hay bạn cần mang theo máy phát điện (đối với những thứ như micro, nhạc cụ, v.v.)?
- Công viên có cung cấp tuần tra an ninh không?
Các cuộc đoàn tụ dài hơn kéo dài 3 đến 4 ngày thường yêu cầu phòng lớn hơn, chẳng hạn như khách sạn, nhà nghỉ, khu nghỉ dưỡng, ký túc xá hoặc trung tâm hội nghị. Khi bạn đã xác định được vị trí địa lý của cuộc hội ngộ của mình, bạn có thể muốn liên hệ với hội đồng du lịch địa phương, Phòng thương mại và Phòng hội nghị và khách thăm quan. Những chuyên gia này có thể giúp bạn tìm chỗ ở, nhà hàng, tour du lịch, người cung cấp thực phẩm, nhiếp ảnh gia, v.v … Câu hỏi liên quan đến chỗ ở nên bao gồm:
- Làm thế nào xa các trang web từ các sân bay địa phương và nhà ga xe lửa? Giao thông vận tải có được cung cấp không? Có quyền truy cập vào giao thông công cộng?
- Cơ sở có tỷ lệ nhóm?
- Có bất kỳ giảm giá áp dụng (ví dụ, đối với tỷ lệ "trái mùa")?
- Có bất kỳ "sự miễn phí" nào không (ví dụ, một phòng miễn phí cho một số phòng được trả tiền nhất định; trẻ em được ở miễn phí)?
- Là một khoản tiền gửi cần thiết? Khi nào đến hạn? Chính sách hoàn / hủy là gì?
- Có phòng họp và / hoặc phòng tiệc tại chỗ hoặc nằm gần đó không?
- Những nhà hàng có sẵn cả trên trang web và trong khu vực?
- Có một hồ bơi (trong nhà hoặc ngoài trời)?
- Những tiện nghi nào khác có sẵn cho khách (ví dụ: spa, phòng tập thể dục, quần vợt, quán cà phê, tiệm, v.v.)? Các khoản phí là gì?
- Cơ sở có thể cung cấp cho bạn tên và thông tin liên lạc của các nhà tổ chức đoàn tụ khác đã sử dụng trang web gần đây không?
- Một thành viên gia đình sống trong khu vực có thể kiểm tra tại chỗ không?
- Có bàn, ghế, bảng thông báo và các thiết bị khác có sẵn để đăng ký / thuyết trình không? Có tính phí không?
Luôn yêu cầu cơ sở gửi cho bạn một hợp đồng với tất cả các chi tiết bạn đã thảo luận. Xem lại nó một cách cẩn thận.
Một nguồn hữu ích là Cẩm nang đoàn tụ gia đình của Tom Ninkovich (Nghiên cứu Reunion, 1998).
Cắm trại ngoài trời
Đối với các cuộc đoàn tụ kéo dài cả tuần, một số gia đình thích cắm trại trong lều, RV hoặc xe kéo. Kiểm tra như sau:
- Trong những mùa nào các khu cắm trại mở cửa?
- Lệ phí là gì? Bạn cần đặt trước bao xa?
- Làm thế nào xa các trang web từ bãi biển, thành phố, khu vực lịch sử, đường mòn núi / đi bộ gần nhất, mua sắm, công viên quốc gia hoặc quốc gia, công viên chủ đề, và / hoặc khu du lịch?
- Những chỗ ở nào có sẵn (ví dụ, lều, rơ moóc / RV, nhà nghỉ hoặc bánh)?
- Là hookups cho nước và điện có sẵn?
- Những phương tiện nào được cung cấp (ví dụ, vỉ nướng thịt, lửa trại, địa điểm / nơi trú ẩn, thực phẩm, nước đá, nhà nghỉ / phòng vệ sinh, vòi sen nóng / lạnh, bàn và ghế dài, thu gom rác, giặt ủi)?
- Những hoạt động nào được đặt gần đó (ví dụ: chèo thuyền, du lịch bụi, thể thao, đi bộ đường dài, bơi lội, câu cá, v.v.)?
Thuê căn hộ, nhà hoặc ký túc xá
Một lựa chọn khác là thuê căn hộ, nhà hoặc ký túc xá. Đối với phòng ký túc xá - đôi khi có sẵn trong những tháng mùa hè - liên hệ với bộ phận nhà ở của các trường đại học trong khu vực đoàn tụ của bạn. Để tìm hiểu về dịch vụ cho thuê căn hộ, hãy kiểm tra với Phòng thương mại địa phương, hội đồng du lịch hoặc Văn phòng khách thăm và hội nghị. Bạn cũng có thể tìm kiếm Trang Vàng, trên giấy hoặc trực tuyến, cho Realtor địa phương, những người thường xuất bản các tập sách với thông tin cho thuê căn hộ hoặc nhà.
Yahoo
Siêu trang Verizon
Khi sắp xếp đặt phòng, hãy chắc chắn để hỏi:
- Trong những mùa nào là phòng có sẵn?
- Các phòng nghỉ từ các khu vực giải trí gần nhất (ví dụ: bãi biển, thành phố, khu vực lịch sử, đường mòn núi / đi bộ, mua sắm, công viên quốc gia hoặc quốc gia, công viên giải trí và / hoặc khu du lịch)?
- Những tiện nghi nào có sẵn trong phòng (ví dụ, phòng tắm / vòi hoa sen trong phòng hoặc hội trường, tủ lạnh, lò nướng, lò vi sóng, nước đá, v.v.)?
- Các phòng có điều hòa không?
- Là khăn trải giường và khăn được cung cấp?
- Laundromat gần nhất ở đâu?
- Có một phòng chung cho các cuộc họp, bữa ăn, tiệc tùng, vv? Có phải trả thêm phí không? Có phòng cần phải được đặt trước?
Vẫn bị kẹt? Tham khảo các nguồn sau: Ấn phẩm:
- Đoàn tụ gia đình của Jennifer Crichton (Workman, 1998)
- Cẩm nang đoàn tụ gia đình của Tom Ninkovich (Nghiên cứu đoàn tụ, 1998)
- Kế hoạch đoàn tụ gia đình của Donna Beasley (Macmillan, 1997)
- Cuốn sách đoàn tụ gia đình của Edith Wagner (Lowell House, 1999)
- Sổ tay & Danh mục Tạp chí Reunions (2001); 414-263-4567
Phòng hội nghị và khách thăm quan (CVB): Các tổ chức phi lợi nhuận đại diện cho các thành phố hoặc khu vực cho tất cả các loại cuộc họp. Hầu hết các CVB cung cấp dịch vụ của họ miễn phí và có thể giúp có được chi phí ăn ở, kiểm tra trang web và các dịch vụ khác dựa trên nhu cầu của bạn. Kiểm tra CVB địa phương bằng cách tìm kiếm các trang vàng trực tuyến.
Hiệp hội quốc tế về hội nghị và khách du lịch
Siêu trang Verizon
Yahoo (Những trang vàng)
Sách điện thoại: Có sẵn cho bất kỳ phần nào của đất nước - 800-848-8000 - hoặc trên CD-ROM tại thư viện địa phương của bạn.
Phòng thương mại: Các nguồn tốt để lưu trú, kiểm tra trang web, bản đồ, tài liệu thông tin, các chuyến đi xem trang web, v.v.
