Đoàn tụ gia đình cỡ trung của bạn: một danh sách kiểm tra kế hoạch | nhà và vườn tốt hơn

Một cuộc đoàn tụ gia đình là một cách tuyệt vời để tập hợp gia đình của bạn lại với nhau ngay cả khi nó đang phát triển và thay đổi. Đó là một cơ hội để kỷ niệm lịch sử của gia đình bạn, những thành tựu gần đây và những bổ sung mới. Cho dù đó là một buổi dã ngoại trong công viên, tiệc nướng bên bờ biển, tụ tập công viên tiểu bang hay tụ tập tại nhà của ai đó, một cuộc hội ngộ được lên kế hoạch hợp lý sẽ thu hút ngay cả những thành viên gia đình xa cách nhất cho một buổi chiều vui vẻ dưới ánh mặt trời.

Nếu bạn đang lên kế hoạch đoàn tụ gia đình cho khoảng 100 người, bạn sẽ muốn bắt đầu kế hoạch của mình trước khoảng sáu tháng để bạn có thể thu hút sự quan tâm và tranh thủ một số đại biểu để giúp bạn thực hiện. Đây là một danh sách kiểm tra để giúp bạn và gia đình của bạn bắt đầu!

6 tháng trước

Trước khi bất kỳ kế hoạch có thể bắt đầu một cách nghiêm túc, bạn cần xác định ai muốn tham dự một cuộc hội ngộ. Gửi một cuộc thăm dò ý kiến ​​gia đình qua email để đánh giá sự quan tâm, biết được có bao nhiêu người sẽ tham dự và tìm ra ngày và địa điểm nào sẽ hoạt động tốt nhất. Bạn cũng nên hỏi về ngân sách để bạn biết mọi người sẵn sàng chi bao nhiêu tiền cho sự kiện này. Cố gắng đưa ra phạm vi cho chi phí cho mỗi người để mọi người dễ hiểu. Sử dụng một công cụ trực tuyến như Survey Hero để thiết kế một cuộc thăm dò đơn giản miễn phí và chia sẻ liên kết với các thành viên trong gia đình. Thiết lập cuộc thăm dò trực tuyến sẽ giúp bạn tổ chức các phản hồi khi họ đến.

Bây giờ cũng là lúc quyết định liệu cuộc đoàn tụ sẽ diễn ra tại nhà của một thành viên trong gia đình hay một địa điểm khác. Các cuộc đoàn tụ được tổ chức tại nhà thường được tổ chức bởi gia trưởng hoặc tộc trưởng, đặc biệt là khi nhà của bà đã đóng một vai trò mạnh mẽ trong lịch sử gia đình. Các bữa tiệc Giáng sinh sôi động, tiệc nướng ngày Lao động bình thường, và thậm chí các bữa tiệc tốt nghiệp có thể là những dịp tuyệt vời để tụ tập những người thân ở xa và các thành viên gia đình đã mất từ ​​lâu dưới một mái nhà. Nếu không gian của bạn có phần hạn chế, bạn có thể cân nhắc thực hiện "đoàn tụ gia đình", nơi mọi người có thể đến và đi trong suốt cả ngày. Cho dù bạn đang tổ chức cuộc hội ngộ, hay Bà là, hãy chắc chắn rằng bạn có sự giúp đỡ. Tranh thủ một số người dì đáng tin cậy để nấu ăn và một số anh em họ nhiệt tình để tổ chức các hoạt động. Hoặc, nếu ngân sách của bạn cho phép, hãy thuê một người cung cấp thực phẩm để bổ sung cho bữa ăn nướng tại nhà của bạn và để giữ cho thức uống được chảy.

Có một cuộc đoàn tụ gia đình tại một địa điểm không phải là nhà của một thành viên trong gia đình có nghĩa là không một gia đình nào chịu trách nhiệm cho tất cả các sự sắp xếp. Nhiệm vụ có thể được phân phối trên các nhóm gia đình mở rộng, giảm bớt một số gánh nặng kế hoạch. Nó cũng có thể cho phép bạn chứa được nhiều người hơn bất kỳ nhà nào của một người có thể. Và, đối với các thành viên gia đình đi du lịch, một địa điểm với các hoạt động giải trí khác có thể cho phép họ biến cuộc đoàn tụ thành một kỳ nghỉ gia đình đầy đủ, tận dụng tối đa số tiền du lịch được chi tiêu.

5 tháng trước

Yêu cầu giúp đỡ và có được ủy ban lập kế hoạch đoàn tụ của bạn với nhau. Bạn sẽ cần tìm những người thân đáng tin cậy và nhiệt tình có thể chịu trách nhiệm:

• Tìm một địa điểm cho sự kiện. Nếu bạn không có cuộc hội ngộ tại nhà của một thành viên trong gia đình, bạn sẽ cần bắt đầu tìm kiếm địa điểm. Người trợ giúp của bạn sẽ cần nghiên cứu những nơi phục vụ cho nhiều sở thích, độ tuổi, khả năng thể chất và nguồn tài chính. Công viên gia đình đại dương hoặc ven hồ là lý tưởng; có nhiều việc phải làm trên cả nước và trên đất liền Các hoạt động để giữ cho trẻ em bận rộn và có cơ hội lang thang trên bãi biển cho người lớn. Nhiều khu vực nghỉ mát và công viên tiểu bang có một "người quản lý điểm đến", người có thể giúp bạn với các chi tiết về cuộc hội ngộ của bạn. Kiểm tra các đề xuất của chúng tôi về 10 địa điểm tuyệt vời cho một cuộc đoàn tụ gia đình để khơi dậy một số ý tưởng.
• Tìm ra thực phẩm cho sự kiện này. Nếu lên kế hoạch cho một potluck, ai đó sẽ cần xác định thực đơn, phân công các món ăn và các mặt hàng thực phẩm khác cho mỗi gia đình. Họ cũng có thể cần sắp xếp để có thêm tiện nghi nấu nướng và / hoặc nướng tại địa điểm. Hoặc, nếu bạn không có kế hoạch tự xử lý tất cả các thực phẩm, người trợ giúp của bạn sẽ cần tìm một người cung cấp thực phẩm.
• Trang trí, lời mời, và dấu hiệu. Đưa một người phụ trách tài liệu in sẽ giúp đảm bảo một chủ đề nhất quán cho sự kiện.
• Hoạt động và giải trí. Một người họ hàng thể thao có thể phụ trách mạng lưới bóng chuyền, lên kế hoạch cho các trò chơi cho trẻ em và đảm bảo âm nhạc được bao phủ. Croquet, cầu lông và bóng chuyền là tất cả các hoạt động nhóm tuyệt vời cho bên ngoài. Hoặc nhờ một người anh em họ tạo ra một phòng trò chơi cho trẻ em và lên kế hoạch dự trữ các trò chơi trên bàn và các hoạt động khác để giữ cho trẻ em bận rộn.
• Lịch sử gia đình. Kết hợp một cây gia đình là một cách tuyệt vời để kết hợp di sản của bạn vào sự kiện. Bạn cũng có thể xem xét việc tạo ra một tờ báo gia đình nhỏ để làm nổi bật các sự kiện gia đình gần đây, sự kiện đặc biệt và lịch sử.
• Nhiếp ảnh và / hoặc video. Bạn sẽ muốn ghi lại sự kiện này cho hậu thế. Cân nhắc thiết lập thư viện ảnh trực tuyến nơi mọi người có thể chia sẻ ảnh của họ sau sự kiện hoặc tạo tài khoản với dịch vụ sách ảnh trực tuyến nơi bạn có thể tạo lưu giữ ảnh cho người tham dự.
• Dọn dẹp. Thu hút nhiều người cho nhiệm vụ lớn này!

Cân nhắc việc quản lý các tình nguyện viên của bạn bằng một công cụ như Signup Genius, cho phép bạn thu hút các tình nguyện viên và gửi tin nhắn nhóm và nhắc nhở nhiệm vụ mà không làm lộn xộn hộp thư đến của bạn.

Bạn cũng nên có cuộc trò chuyện với nhóm lập kế hoạch của bạn về ngân sách. Dựa trên phản hồi bạn nhận được từ khảo sát ban đầu, hãy xác định ngân sách làm việc của bạn để bạn có thể kiểm tra chi phí.

4 tháng trước

Hy vọng rằng ủy ban của bạn đã được làm bài tập về nhà của họ! Bốn tháng trước khi đoàn tụ gia đình, hãy lên kế hoạch hoàn thành các nhiệm vụ sau:

• Hoàn thiện ngày và địa điểm. Tìm hiểu những tiện nghi sẽ có sẵn: nước uống, hồ bơi, thiết bị nướng, phòng thay đồ, không gian trong nhà (trong trường hợp trời mưa), bàn ăn ngoài trời, v.v.
• Thảo luận về các chủ đề và lịch trình có thể.

Hoàn thiện kế hoạch cho sự ủng hộ đoàn tụ và kỷ niệm. Cho dù đó là video, một cuốn sách nhỏ về lịch sử gia đình hay áo phông, các thành viên trong gia đình sẽ muốn một cái gì đó để ghi nhớ dịp trọng đại này. Xem cách kết hợp túi chào mừng đoàn tụ gia đình hoàn hảo. Yêu cầu một thành viên gia đình nghệ thuật thiết kế áo phông, mũ, áo hoặc các mặt hàng quần áo cá nhân khác. Yêu cầu thành viên ủy ban có lịch sử gia đình phác thảo những gì cần thiết cho màn hình hoặc video về cây gia đình để bạn sẵn sàng thực hiện yêu cầu đó của các thành viên trong gia đình.

3 tháng trước

Với các chi tiết chính của sự kiện của bạn tại chỗ, đã đến lúc chính thức thông báo và bắt đầu khóa các chi tiết trong ngày.

• Gửi những lời mời. Bạn có thể sử dụng một dịch vụ trực tuyến như Evite để nhận lời mời hoặc gửi chúng qua email hoặc thư truyền thống. Trong mọi trường hợp, bạn nên bao gồm những điều sau đây:

Thời gian hoàn thành, địa điểm, bản đồ, chỉ đường lái xe, chi phí và lịch trình các sự kiện.

Một tùy chọn đăng ký cho các hoạt động cụ thể, nếu cần thiết.

Nhiệm vụ cho người thân đã tình nguyện mang theo thức ăn hoặc các mặt hàng khác.

Yêu cầu về ảnh và / hoặc câu chuyện bạn sẽ đưa vào lịch sử gia đình hoặc video.

Bao gồm một ngày RSVP, cùng với địa chỉ email, số điện thoại hoặc địa chỉ gửi thư mà họ có thể trả lời. Yêu cầu các thành viên gia đình cung cấp chỗ ở hoặc thông tin đến của họ, nếu thích hợp.

Theo dõi với các tình nguyện viên và chia nhỏ các nhiệm vụ khi thích hợp.

Lịch trình các sự kiện và hoạt động. Chuyên gia an toàn hoặc địa điểm cho các hoạt động của bạn nếu cần thiết. Ví dụ, dành một sân bóng mềm hoặc thuê hướng dẫn viên du lịch hoặc huấn luyện viên yoga. Nếu đoàn tụ sẽ ở nhà của ai đó, hãy hỏi người thân hoặc trung tâm cộng đồng địa phương của bạn nếu bạn có thể mượn bất kỳ thiết bị thể thao ngoài trời hoặc trò chơi nào cho phòng trò chơi. Cân nhắc việc có TV và VCR hoặc đầu DVD trong phòng trò chơi, cùng với các video phù hợp với lứa tuổi để giúp trẻ em giải trí khi mọi người cần một chút thời gian.

Mua các mặt hàng bạn sẽ cần cho bất kỳ hoạt động chế tạo.

Lịch trình và kế hoạch bữa ăn.

• Tạo một danh sách tất cả các bữa ăn bạn sẽ ăn hoặc thực phẩm bạn cần.
• Chỉ định một mặt hàng thực phẩm cho mỗi người thân. Hãy chắc chắn tận dụng các đặc sản nấu ăn của họ, như salad khoai tây của dì May, hoặc bánh việt quất của Cousin Lynn.
• Một bữa tiệc buffet bình thường có lẽ là cách tiếp cận tốt nhất cho một cuộc hội ngộ tại nhà, đơn giản vì nó cho phép mọi người ăn theo ca. Điều này cũng lý tưởng nếu chỗ ngồi bị hạn chế.
• Nếu bạn có kế hoạch thuê một người cung cấp thực phẩm, bây giờ là thời gian để đảm bảo họ. Một số nhà cung cấp sẽ đơn giản quản lý nhà bếp, đảm bảo bữa tiệc buffet được bổ sung và giữ cho thức uống được trôi chảy, để bạn có thể thưởng thức bữa tiệc.
• Liên hệ với các nhà hàng để xem họ sẽ chứa các nhóm lớn và đặt chỗ sau đó nếu cần thiết.

2 tháng trước

Mọi thứ đang bắt đầu đến với nhau và niềm vui đã gần kề! Luôn đi đầu trong các nhiệm vụ tổ chức này và bạn sẽ có phong độ tốt.

• Theo dõi chi tiết người tham dự. Bắt đầu một danh sách những người đã xác nhận tham dự của họ, nơi họ sẽ ở và khi nào họ sẽ đến. Nếu bạn đã sử dụng một hệ thống trực tuyến như Evite để gửi lời mời, nó sẽ theo dõi RSVP. Nhưng hãy giữ tài liệu Google Sheet hoặc Excel với tất cả các thông tin khác khi phản hồi được đưa vào.
• Dự trữ thiết bị cho thuê như bục, micro, bàn hoặc ghế.
• Xác nhận đặt phòng nhà hàng và cung cấp ước tính khách mới nhất của bạn.
• Mua hàng cuối cùng.

Vật tư thủ công

Đồ trang trí

Ủng hộ, áo phông cá nhân, máy ảnh dùng một lần, hoặc các mặt hàng khác mà bạn dự định đưa ra trong cuộc hội ngộ.

Đặt hàng các bản sao của lịch sử gia đình hoặc video.

1 tháng trước

Với 30 ngày để đi trước cuộc hội ngộ, các nhiệm vụ đầu tiên trong danh sách việc cần làm hàng tháng của bạn chỉ đơn giản là xác nhận chi tiết về các kế hoạch bạn đã có.

• Xác nhận với người thân đang mang thức ăn hoặc đồ dùng khác.
• Xác nhận địa điểm họp.
• Xác nhận hoạt động.
• Xác nhận chỗ ngủ.

2 tuần trước

Bây giờ là thời gian để kiểm tra với các tình nguyện viên đã được giao nhiệm vụ cụ thể để xác nhận thời gian và số lượng khách cuối cùng.

• Các bữa ăn

Liên hệ với nhà hàng với số lượng khách cuối cùng nếu cần thiết.

Đặt hàng đĩa lạnh, bánh, hoặc các mặt hàng khác từ cửa hàng tạp hóa hoặc thợ làm bánh địa phương của bạn.

Liên hệ với người cung cấp thực phẩm với số lượng khách cuối cùng nếu cần thiết.

Nhà cung cấp

• Xác nhận chi tiết với nhiếp ảnh gia / người quay phim của bạn
• Xác nhận chi tiết với bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ nào khác, chẳng hạn như lãnh đạo hoạt động hoặc hướng dẫn viên du lịch

Trang trí & bảng hiệu

• Mua đồ trang trí và vật tư vào phút cuối.
• Tạo các dấu hiệu và biểu ngữ.

Dọn dẹp

• Xác nhận tình nguyện viên
• Sắp xếp để quyên góp thức ăn thừa cho một nơi trú ẩn địa phương hoặc phòng đựng thức ăn

2 ngày trước

• Xem xét đoàn tụ minutiae với các ủy ban.
• Chọn bất kỳ thiết bị cho thuê, như ghế, bàn, vv
• Chuẩn bị các khoản thanh toán và lời khuyên cuối cùng cho bất kỳ chuyên gia nào và giúp bạn thuê, như nhân viên phục vụ và nhân viên phục vụ. Đặt chúng cùng nhau trong các phong bì riêng biệt để bạn có thể nhanh chóng đưa chúng ra khi cần thiết trong suốt sự kiện. Hãy nhớ rằng bạn có thể gửi thêm lời khuyên sau nếu hiệu suất của chúng là đặc biệt. Mặt khác, tiền boa 10 đến 15 phần trăm là thông thường nếu nó không được tính vào phí của họ.

Ngày trước

• Thiết lập và trang trí.
• Có được một giấc ngủ!

Đoàn tụ bài

Sau sự kiện, bạn sẽ có thêm một vài chi tiết cần quan tâm. Trong vòng 2 tuần kể từ sự kiện, bạn sẽ cần:

• Viết những lời cảm ơn đến những người tham dự đặc biệt, những người thân đã quyên góp thời gian và tiền bạc, và bất kỳ người nào khác đã giúp cho sự kiện của bạn thành công.
• Tải ảnh lên một dịch vụ ảnh trực tuyến. Nếu bạn tự chụp ảnh, hãy tải hình ảnh của bạn lên một trang web như Shutyh hoặc Snapfish. Trong một vài tuần, bạn có thể chia sẻ liên kết với những người tham dự và cũng yêu cầu họ thêm ảnh của họ vào album bạn đã tạo để các thành viên khác trong gia đình có thể mua bản sao ảnh của bạn. Nhà ở tất cả các bức ảnh ở một nơi cũng sẽ cho phép bạn tạo một cuốn sách ảnh mà người khác có thể đặt hàng cũng như một vật lưu niệm của sự kiện.

Quyên góp hoặc phân phát những ưu đãi còn sót lại, đồ trang trí, tờ rơi lịch sử gia đình, v.v.

Trong vòng 4 tuần của sự kiện, hãy chú ý những điều sau:

• Theo dõi với người quay phim và nhiếp ảnh gia để tìm hiểu khi nào tài liệu sẽ sẵn sàng để phân phối.
• Gửi e-mail hoặc gửi thư hàng loạt cho tất cả những người tham dự, tóm tắt các lễ hội, cảm ơn họ đã tham dự và cho họ biết nơi họ có thể mua ảnh, video hoặc bất kỳ mục theo dõi nào khác từ sự kiện của bạn.